Yhä useampi yritys on alkanut mahdollistaa sen, että työntekijät voivat suorittaa ainakin osan töistää etänä. Viimeisen vuoden aikana on kuitenkin tapahtunut muutosten tuulia, sillä nyt nämä samat yritykset ovat alkaneet palkata jopa täysin kotoaan työtään tekeviä työntekijöitä.
Osalla lukijoistamme on varmasti paljon mietteitä siitä, että voiko täysin virtuaalinen järjestely oikeasti toimia. Ainakin me olemme sitä mieltä, että oikeiden vinkkien sekä järjestelyiden avulla yhä useampi yhtiö voisi toimia täysin etänä.
Yhä suuremmat yhtiöt ovatkin alkaneet miettiä sitä, että voisiko myös pandemian jälkeisenä aikana miettiä sitä, että kaiki työntekijät saisivat tehdä työnsä etänä. Esimerkiksi Googlen työntekijät uskovat siihen, etteivät he välttämättä koskaan palaa toimistolle.
Koska Google saattaa olla lukijoillemme hieman vieras ja etäinen yhtiö, on hyvä miettiä sellaisia yrityksiä jotka ovat hieman pienempiä. Esimerkiksi kotimaastamme löytyy paljon loistavia esimerkkejä. Puhtaasti internetissä toimivat sivustot, kuten nettikasinot, ovat loistava esimerkki sellaisesta yrityksestä joka voi toimia täysin virtuaalisesti. Jos haluat tutustua tarkemmin näihin kasinoihin, on lista kasinoista ilman rekisteröitymistä saatavilla esimerkiksi täältä.
Koska näillä sivustoilla ei ole Veikkauksen tapaan ollenkaan fyysisiä asiakkaita vaan kaikki tapahtuu verkossa, ei myöskään työntekijöitä tarvita paikalle. Oikeastaan ainoa asia johon työntekijöitä tarvitaan on kirjeiden vastaanottaminen. Tämäkin voidaan kuitenkin ohittaa virtuaalisen toimiston avulla, sillä siellä voi olla yksi luotettu henkilö ottamassa vastaan sekä välittämässä tietoja usealla yhtiölle.
Mitä hyötyjä virtuaalinen toimisto tuo?
Yksi asia joka on selkeästi virtuaalisen toimiston etuna on se, että silloin yhtiölle ei koidu kuluja tilan vuokraamisesta. Esimerkiksi Helsingissä voi huonolla tuurilla joutua maksamaan jopa 100 euroa neliötä kohden vuokraa kuukaudessa. Tämä summa on aika suuri, ja vaatii myös sen, että yritys tuottaisi huomattavia summia rahaa. Myöskään kalusteisiin tai kynien hankkimiseen ei rahaa mene.
Kun vielä ottaa huomioon sen, että jokaista työntekijää varten tarvitsisi lisää tilaa saattaisi uusien työntekijöiden palkkaus hidastua tämän ylimääräisen kulun johdosta. Käytännössä ero näkyy siten, että joka viidennen työntekijän kohdalla voisi palkata uuden tekijän tai nostaa jo palkattujen työntekijöiden palkkaa, kun vuokrakuluja ei olisi.
Mitä haittoja virtuaalinen toimisto tuo?
Virtuaalinen toimisto ei kuitenkaan aina ole täydellinen vaihtoehto. Osassa yrityksistä niiden kulttuuri on erittäin suuressa osassa. Esimerkiksi perjantaisi tapahtuvaa pingisturnausta tai maanantain elokuva iltoja on huomattavan vaikea järjestää, jos kaikki yrityksen työntekijät asuvat satojen kilometrien päässä toisistaan.
Oikeastaan valinta kuuluu yritykselle. Kaikissa yrityksissä tämmöisiä tapahtumia ei arvosteta, joten niiden kohdalla voit itse miettiä sitä, että kannattaako tästä ottaa huolta. Osa työntekijöistä saattaa jopa kokea helpotusta siitä, että heidän ei tarvitse osallistua ylimääräisiin tapahtumiin vaan he voivat viettää enemmän aikaa juuri perheidensä tai muiden kaveriensa kanssa.
Kuinka järjestää oma kotitoimisto?
Oman kotitoimiston järjestäminen vaatii suunnittelua ja huolellista toteutusta, jotta työskentely kotona sujuu tehokkaasti ja mukavasti. Ensinnäkin, on tärkeää valita työskentelyyn sopiva tila, jossa on mahdollisimman vähän häiriötekijöitä. Tilan tulisi olla rauhallinen ja erillään kodin muista toiminnoista, jotta työn ja vapaa-ajan erottaminen olisi helpompaa. Hyvä ergonomia on olennainen tekijä: investoi laadukkaaseen työtuoliin ja säädettävään työpöytään, jotka tukevat oikeaa työasentoa ja vähentävät fyysistä rasitusta.
Työvälineiden osalta kannattaa panostaa nopeaan ja luotettavaan internet-yhteyteen sekä riittävän tehokkaaseen tietokoneeseen ja näyttöön, jotta työnteko sujuu kitkattomasti. Lisäksi järjestä tila niin, että kaikki tarpeelliset välineet, kuten muistiinpanotarvikkeet ja laturit, ovat helposti saatavilla. Hyvä valaistus, mieluiten luonnonvaloa hyödyntävä, auttaa vähentämään silmien rasitusta ja parantaa yleistä työviihtyvyyttä.
Työtilan siisteydellä ja järjestyksellä on suuri merkitys keskittymiskyvylle ja työteholle. Pidä työpöytä siistinä ja järjestä tavarat niin, että löydät tarvitsemasi helposti. Myös kasvit ja sisustuselementit voivat tuoda tilaan viihtyisyyttä ja inspiroivaa ilmapiiriä. Muista myös pitää taukoja ja liikkua päivän aikana, sillä se edistää hyvinvointia ja jaksamista.
