Toimistoissa tarvitaan monia teknisiä laitteita, joita työntekijät käyttävät päivittäin. Toisin oli vielä muutama vuosikymmen sitten, kun pyörittiin vielä täysin analogisessa maailmassa. Millaisia teknisiä laitteita toimistoista on sitten löytynyt vuosien varrella ja millaisilla laitteilla toimistot on nykyisin täytetty? Lue tästä artikkelista, niin kerromme kaiken oleellisen toimistojen teknologiasta.
Kopiokone
Kopiokone on löytynyt toimistoista jo vuosikymmenten ajan. Nykyisin niitä on kuitenkin vähemmän ja pienemmistä toimistoista niitä ei tahdo enää löytyä ollenkaan. Monet suuremmat yritykset tarvitsevat silti vielä perinteistä kopiokonetta, jolloin kopiohuone löytyy monista toimistoista.
Analogisella aikakaudella parikymmentä vuotta sitten kopiokone oli yksi toimiston tärkeimmistä laitteista. Kaikki työt tehtiin paperille ja niinpä niitä piti myös kopioida muille jaettavaksi. Nykyisin kaikki hoituu kätevästi digitaalisesti vaikkapa sähköpostia lähettämällä. Joitain vuosikymmeniä sitten monista yrityksistä löytyi vielä henkilöitä, joiden pääasiallinen tehtävä oli toimia kopiovastaavina. He käyttivät suurimman osan päivästään paperien kopiointiin ja niiden jakeluun. Nykyisin toimistoissa käytetään pääasiassa digitaalisia teknologioita, kuten sähköpostia ja pikaviestimiä. Kopiotkin otetaan digitaalisina kuvina, joten vanhat ja isohkot kopiokoneet ovat pikku hiljaa häviämässä toimistojen nurkista.
Tulostin
Tulostin on hieman samaa kategoriaa kuin perinteinen kopiokone, mutta näitä löytyy vielä suurimmasta osasta toimistoja. Vaikka monet toimistot ovat siirtyneet digiaikaan ja luopuneet paperin käytöstä, voi jokainen silti aina silloin tällöin tarvita paperisen tulosteen. Toimistolla voidaan esimerkiksi järjestää jokin koulutustilaisuus, jossa pitää jakaa osallistujille jokin tehtävä tai koulutusmateriaali. Tämä on yleensä kätevin hoitaa paperisella tulosteella, vaikka digitaalisiakin vaihtoehtoja toki on olemassa.
Tulostimen elinkaari on ollut hieman erilainen kuin kopiokoneen, vaikka molemmat tekevät periaatteessa samaa asiaa. Kopiokoneita on kuitenkin ilmestynyt toimistoihin paljon aikaisemmin, kun taas tulostin alkoi tulla tavallisemmaksi vasta tietokoneiden yleistyttyä 80- ja 90-lukujen taitteessa. Niillä on kuitenkin ollut suunnilleen samanpituinen elinkaari, sillä siinä missä kopiokone ilmestyi toimistoihin aikaisemmin on se myös hävinnyt sieltä aikaisemmin. Nyt ollaan tilanteessa, jossa useimmissa toimistoissa ei ole kopiokonetta, mutta muutama tulostin vielä löytyy kaiken varalta. Pian voimme kohdata tilanteen, jossa edes tulostimia ei enää tarvita, vaan loputkin tulostamista vaativat työtehtävät digitalisoituvat.
Faksi
Faksi on analogisen toimisto-aikakauden symboli. Kun ei ollut sähköposteja tai muita pikaviestimiä, lähetettiin kaikki tiedostot faksilla. Toki perinteistä kirjepostiakin pystyi käyttämään, mutta siinä meni aina muutama päivä aikaa. Jos haluttiin jakaa joitain tiedostoja tai dokumentteja lähes reaaliajassa, oli faksi ainoa keino. Faksi oli ikään kuin kopiokoneen jatke, kun laite skannasi dokumentin sisällön ja tulosti sen samanlaisena toiselle paperille. Tämä data vain lähetettiin ensin johonkin toiseen faksilaitteeseen, josta tuloste sitten putkahti ulos.
Faksinkin elinkaari tuli kuitenkin tiensä päähän, kun internet teki tuloaan ihmisten tietokoneille. Siinä missä ennen lähetettiin tiedostoja faksilla, niin nyt niitä voitiin lähettää kätevästi sähköpostin avulla. Se teki faksilaitteet tarpeettomiksi ja niinpä niistä onkin luovuttu kautta linjan. Nykyisin näitä laitteita ei enää löydy toimistoista ihan muutamia poikkeuksia lukuun ottamatta.
Tietokone
Mikään toimiston tekninen laite ei varmasti ole muuttanut työskentelyä yhtä paljon kuin tietokoneen yleistyminen. Siinä missä muut toimiston tekniset laitteet ovat olleet enemminkin työnteon apuvälineitä, on tietokone varsinainen työnteon väline. Kukaan ei varmasti enää edes muistaisi miten töitä voisi tehdä toimistossa ilman tietokonetta. Siitä on tullut väline oikeastaan kaikkeen mitä töitä toimistossa yleensä tarvitsee tehdä. Kaikki mahdolliset tehtävät on digitalisoitu. Tuhansien mappien ja dokumenttien sisältö kulkee nyt kätevästi läppärin sisällä tai pilvessä, josta työntekijä voi niitä käyttää.
Tietokoneiden laskentakapasiteetti on tietysti myös vaikuttanut toimistotöihin. Nykyisin ei ole tarvetta sille, että tietokoneessa olisi valtavan kokoinen kovalevy, vaan tärkein ominaisuus on hyvä suorituskyky, jotta internetiä voi käyttää mahdollisimman nopeasti. Yhä enemmän kaikki dokumentit ja palvelut siirtyvät verkkoon, jolloin omalla tietokoneella ei tarvitse olla huipputehokasta prosessoria tai valtavan kokoista kiintolevyä.
